Người Nhật nổi tiếng trên Thế giới với sự tự giác và kỷ luật vô cùng cao độ. Trong doanh nghiệp nói riêng, người Nhật còn đề cao tinh thần trách nhiệm, sự cầu tiến và hăng say với công việc họ làm. Bộ tiêu chuẩn 5S ra đời nhằm mục đích đó, hiện nay được áp dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam và trên toàn Thế Giới. Với kinh nghiệm là một doanh nghiệp đã triển khai và duy trì 5S 10 năm nay. Hôm nay cùng Inox Đại Dương tìm hiểu khái niệm về 5S và cách triển khai nhé.
Nội dung chính
5S là gì? Nguồn gốc của tiêu chuẩn 5S
5S là 5 chữ cái đầu của 5 từ tiếng Nhật đại diện cho những quy trình vô cùng cần thiết trong một tổ chức là một công cụ trong các công cụ thuộc Kaizen (Một triết lý, chiến lược, định hướng, cải tiến và sáng tạo liên tục). Được sáng tạo và áp dụng đầu tiên tại Tokyo-Nhật Bản, vì những lợi ích vượt trội 5S đã được áp dụng rộng rãi trên toàn Thế Giới, Việt Nam 5S được áp dụng đầu tiên vào những năm 1993.
- Tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, “SEIKETSU” và “SHITSUKE”
- Đồng nghĩa Tiếng Anh: “ SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAIN” và “SELF-DISCIPLINE”
- Đồng nghĩa tiếng Việt: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG”
Trong có cụ thể như sau:
S1 – SEIRI (Sàng lọc): Loại bỏ thứ không cần thiết
Đây là công đoạn đầu tiên của quy trình 5S. Theo đó, tại khu vực sản xuất chỉ được lưu trữ những vật dụng, nguyên liệu, thiết bị, máy móc… cần thiết cho công việc. Mọi thứ không cần hoặc chưa cần dùng đến phải được tách riêng ra một khu vực khác nhằm loại bỏ đi hoặc chờ sử dụng/ tái sử dụng.
Để thực hiện S1, cần xem xét kỹ tất cả những thứ hiện có, sau đó phân chúng theo từng loại, nhóm, lựa chọn vật dụng cần thiết và loại bỏ vật dụng không cần thiết. Đây cũng là giai đoạn được thực hiện định kỳ. Tùy theo doanh nghiệp, S1 có thể được thực hiện hàng tuần/ tháng/ quý.
S2 – SEITON (Sắp xếp): Làm cho mọi thứ đúng vị trí của nó
Sau khi sàng lọc, các vật dụng, đồ dùng, nguyên vật liệu… được phân bổ theo nhóm riêng như nguyên vật liệu thô/ đã qua xử lý, vật dụng thành phẩm/ chưa thành phẩm… Cần phải sắp xếp chúng theo khu vực một cách khoa học để người làm dễ nhận biết, dễ lấy, khi dùng xong cũng dễ trả lại đúng vị trí ban đầu.
Đây là quy trình vô cùng quan trọng, khi sắp xếp nên có dấu hiệu nhận biết từng khu vực hoặc từng vị trí của vật dụng, người lao động cũng phải tuân thủ một cách kỷ luật. Chúng sẽ giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian và công việc được thực hiện trơn tru hơn.
S3 – SEISO (Sạch sẽ): Giữ mọi thứ được vệ sinh và sạch sẽ
Tất cả từ thiết bị, máy móc, dụng cụ lớn nhỏ, nơi làm việc đều phải được giữ gìn sạch sẽ, gọn gàng. Đây cũng là công đoạn được thực hiện định kỳ và quan trọng không kém. Vì nó sẽ tạo ra một môi trường sạch, lành mạnh và thoải mái để làm việc hiệu quả.
S4 – SEIKETSU (Săn sóc): Duy trì 3S trên liên tục
S4 nhắm đến quy định rõ ràng trách nhiệm của mỗi thành viên trong doanh nghiệp tham gia bộ tiêu chuẩn 5S này. Theo đó, S4 sẽ duy trình ổn định và chặt chẽ, liên tục tuân thủ 3S đầu tiên nhằm giữ cho hệ thống hoạt động ổn định và không sai sót.
S5 – SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo dựng ý thức 5S cho mỗi người
Tạo nên ý thức tự giác của mỗi nhân viên lao động trong bộ quy tắc 5S để mỗi người nhận thức sự quan trọng và cần thiết của 5S đối với năng suất và thành công của doanh nghiệp. Từ đó, họ thêm yêu công việc của mình, xem máy móc, dụng cụ và nơi mình làm việc như thân thuộc hơn, càng chủ động tuân thủ và thực hiện nghiêm chỉnh trong công việc hơn.
Có thể bạn chưa biết: 5S là một tiêu chuẩn nền tảng của Nhà máy Inox Đại Dương
Ý nghĩa của 5S
Tiêu chuẩn 5S không chỉ mang đến sự khoa học trong vận hành tổ chức. Mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực khác cho cả chủ doanh nghiệp lẫn người lao động:
Đối với doanh nghiệp:
- Nâng cao năng suất
- Tiết kiệm chi phí (năng lượng, nhân công, chi phí phát sinh…)
- Môi trường làm việc tốt, cởi mở, thân thiện
- Gắn kết tình cảm giữa các nhân viên với nhau và giữa nhân viên với quản lý
Người lao động:
- Tiết kiệm thời gian, công sức, giảm thiểu tình trạng stress hoặc kiệt sức do áp lực công việc
- Đảm bảo an toàn về sức khỏe, an toàn lao động
- Năng suất công ty tăng, thu nhập của người lao động cũng tăng lên
- Tinh thần vui vẻ, công việc không đơn thuần là chỉ trách nhiệm mà còn là niềm hăng say.
Tầm quan trọng của 5S đối với doanh nghiệp
Hiện nay, đa số các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp mới mở, vừa và nhỏ, đều có chung một vấn đề nan giải là tổ chức công ty không khoa học, còn nhập nhằng và chồng chéo nhiều thứ. Dẫn đến có nhiều phát sinh và xung đột xảy ra giữa các phòng ban, giữa người lao động… Do đó, tiêu chuẩn 5S ra đời giúp cho doanh nghiệp có một nền tảng khởi đầu rõ ràng, thuận lợi để phát triển về sau.
Một số vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp phải:
- Môi trường làm việc không vệ sinh, thường xuyên dơ bẩn ảnh hưởng sức khỏe và tinh thần làm việc.
- Tồn đọng quá nhiều vật dụng, không sắp xếp gọn gàng dẫn đến mất thời gian và nhân công khi làm việc.
- Tinh thần làm việc nhân viên trì trệ, không đoàn kết, nhân viên không yêu mến công ty hoặc đồng nghiệp, thường xuyên xảy ra xung đột lợi ích.
- Năng suất không tăng, thậm chí đi xuống.
- Nhiều chi phí đội lên cao
- Phát sinh nhiều việc nhỏ nhặt không cần thiết…
Nên xem: ISO là gì? Những tiêu chuẩn ISO thông dụng cần biết
Trong khi đó, tiêu chuẩn 5S áp dụng được cho mọi tổ chức với quy mô từ bé đến lớn. Dù lĩnh vực kinh doanh là sản xuất hay thương mại, khu vực làm việc là nhà máy hay văn phòng… Hơn thế, 5S không bao gồm những thuật ngữ chuyên môn nên mọi tầng lớp từ quản lý đến người lao động đều có thể hiểu và tuân thủ dễ dàng. Ngoài ra, sau khi áp dụng, dường như 5S còn trở nên dễ dàng hơn nữa.
Hãy bắt đầu so sánh giữa một công ty lộn xộn, hằng ngày phải chạy theo giải quyết các vấn đề phát sinh, tốn kém thời gian và công sức với một công ty “được thay da đổi thịt” nhờ 5S:
- Khu vực làm việc sạch sẽ, ngăn nắp
- Mọi nhân viên ôn hòa, đoàn kết và yêu mến công việc mình làm
- Tinh thần kỷ luật tuyệt đối
- Không còn “lăng xăng” tìm kiếm dụng cụ/ thiết bị nào
- An toàn lao động
- Đảm bảo được P – Q – C – D – S – M* mà các doanh nghiệp đều cần đạt được.
| P – Productivity (Năng suất) | Gia tăng năng suất – mang lại doanh thu cao cho công ty |
| Q – Quality (Chất lượng) | Nâng cao chất lượng cả về công việc lẫn sản phẩm – khách hàng tin dùng hơn |
| C – Cost (Chi phí) | Giảm các chi phí như điện năng, nhân công, chi phí phát sinh, chi phí bảo trì bảo dưỡng, vệ sinh máy móc, chi phí huấn luyện và tuyển dụng người mới… |
| D – Delivery (Giao hàng) | Mọi khâu làm việc khoa học, trơn tru giúp đáp ứng ngày giao hàng đúng hạn hoặc sớm hơn, nâng cao uy tin doanh nghiệp. |
| S – Safety (An toàn) | Nơi làm việc ngăn nắp, vệ sinh giúp an toàn lao động, an toàn cháy nổ… |
| M – Morale (Tinh thần) | Nâng cao tinh thần làm việc của từng thành viên. |
Cần làm gì để thực hiện thành công nguyên tắc 5S?
Để thực hiện được và thành công 5S, cần sự phối hợp của toàn thể mọi người trong doanh nghiệp:
- Ban hành tiêu chuẩn 5S với những chỉ dẫn cụ thể và chi tiết. Tốt nhất là kết hợp bằng văn bản và bằng đối thoại giữa cấp quản lý và người lao động.
- Thực hiện bằng hành động thực tế, tránh chỉ hiểu trên lý thuyết.
- Người lãnh đạo cần làm gương và tiên phong trước, chỉ đạo thực hiện 5S cũng như hỗ trợ kịp thời trong suốt quá trình. Nên có thưởng phạt rõ ràng cho các hành động tuân thủ và vi phạm.
- Người lao động cần tuyệt đối tuân thủ và ý thức kỷ luật cao
- Luôn sáng tạo trong công việc, nghĩ ra những điều mới để hoàn thiện 5S của doanh nghiệp mình.
- Tìm tòi không ngừng để thấy những điểm chưa hợp lý, chỉnh sửa chúng một cách khoa học.
- Luôn duy trì thực hiện 5S trong suốt quá trình phát triển của doanh nghiệp bằng cách thực hiện 5S mỗi ngày và đánh giá lại định kỳ
- Luôn phải chú ý đến những khu vực “thường xuyên” trở nên không gọn gàng như kho, khu vực đóng hàng, tập kết hàng lên xuống, bãi phế liệu, căn-tin…
- Định kỳ học hỏi, huấn luyện người lao động về 5S.
Nên xem: 15 cách vượt qua áp lực công việc tránh nảy sinh suy nghĩ tiêu cực
Ban biên tập: Inox Đại Dương