Tất cả chúng ta đều có lỗi vì thỉnh thoảng trì hoãn – luôn có điều gì đó thú vị hơn công việc đang làm. Chúng ta thường nghĩ đó không phải là vấn đề lớn vì thời hạn là nguồn cảm hứng lớn nhất và chúng ta làm việc tốt nhất của mình khi có cảm hứng. Chúng ta thậm chí có thể nói đùa về điều đó trong khi chúng ta trở thành nạn nhân của nhiều kiểu trì hoãn khác nhau.
Tuy nhiên, sự trì hoãn là một sự lãng phí thời gian lớn và có thể ảnh hưởng rất nhiều đến năng suất.
Chúng ta phải chống lại sự trì hoãn đến tận gốc rễ của nó. Chúng ta có thể làm được điều này nếu chúng ta nhận thức rõ hơn về bản thân và thói quen xấu này được gọi là sự trì hoãn. Chỉ có như vậy chúng ta mới có thể thành công trong việc đạt được mục tiêu của mình.
Vậy, người trì hoãn là gì? Tìm hiểu các kiểu trì hoãn và xác định bạn thuộc kiểu người trì hoãn nào ?
Nội dung chính
Các kiểu người trì hoãn phổ biến
Có 5 lý do phổ biến khiến mọi người trì hoãn. Để giúp bạn xác định lý do khiến bạn dễ dàng trì hoãn mọi việc, đây là 5 kiểu trì hoãn và lời khuyên dành cho bạn.
Trì hoãn do người cầu toàn
Họ là những người quá chú ý đến những tiểu tiết. Người cầu toàn ngại bắt tay vào công việc vì họ bị căng thẳng trong việc làm đúng từng chi tiết. Họ cũng có thể gặp khó khăn trong quá trình này, ngay cả khi họ đã bắt đầu, vì họ quá sợ hãi để tiếp tục.
Lời khuyên dành cho người cầu toàn
Thay vì để nỗi ám ảnh về chi tiết nhỏ chiếm hết thời gian của bạn. Hãy rõ ràng về mục đích của nhiệm vụ và ấn định thời hạn cho từng việc để đối phó với kiểu trì hoãn này. Điều này sẽ buộc bạn phải tập trung và hoàn thành nhiệm vụ của mình trong khung thời gian đã quy định.
Ví dụ:
Nếu bạn định viết báo cáo, trước tiên hãy nói rõ về mục đích của báo cáo.
Nếu mục tiêu của việc lập báo cáo là trình bày rõ ràng những thay đổi về dữ liệu trong vài tháng qua, đừng mất thời gian quá nhiều để viết ra nhiều từ hoa mỹ. Thay vào đó, hãy tập trung nhiều hơn vào các số liệu và biểu đồ. Chỉ cần đảm bảo có thể đạt được mục tiêu và thực sự không cần phải làm những việc không giúp bạn đạt được mục tiêu cuối cùng.
Xem thêm:
- Hướng dẫn cách làm bánh flan đơn giản tại nhà
- Hướng dẫn cách làm pizza đơn giản
- 8 cách giúp bạn tôi luyện ý chí, vững tâm và luôn mạnh mẽ trước mục tiêu đã vạch ra!
- 10 cách diệu kỳ biến ước mơ thành sự thật
- Bài học về cuộc sống giúp bạn thành công hơn
- Top 7 bài học về cuộc sống cần thiết cha mẹ nên dạy cho trẻ em
- Làm thế nào để biết được bí mật thành công ?
Trì hoãn do người mơ mộng
Đây là người thích lập kế hoạch lý tưởng hơn là hành động. Họ có khả năng sáng tạo cao nhưng lại cảm thấy khó thực sự hoàn thành một nhiệm vụ.
Lời khuyên dành cho người mơ mộng
Để ngăn bản thân bị cuốn theo trí tưởng tượng vô tận của bạn với kiểu trì hoãn này. Hãy bình tĩnh trở lại bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể (và có thể đạt được) cho mỗi ngày. Đặt mục tiêu và chia nhỏ kế hoạch thành những nhiệm vụ nhỏ mà bạn có thể bắt tay vào thực hiện ngay.
Ví dụ:
Nếu bạn suy nghĩ mình thức dậy sớm hơn mỗi ngày, hãy đặt mục tiêu rõ ràng cho nó: “Trong 3 tuần, tôi sẽ thức dậy lúc 6:30 sáng mỗi ngày”.
Sau đó, hãy chia mục tiêu này thành các nhiệm vụ nhỏ hơn:
-
Từ tối nay trở đi, tôi sẽ đi ngủ trước 11 giờ đêm.
-
Đặt báo thức để nhắc tôi đi ngủ
-
Lên lịch tụ tập bạn bè sớm hơn để tôi có thể đi ngủ sớm
Ngoài ra, bạn nên phản ánh sự tiến bộ của mình trong khi bạn làm việc. Theo dõi đầu vào và đầu ra của bạn cho từng nhiệm vụ, vì vậy bạn có thể dễ dàng biết được nhiệm vụ nào chỉ lãng phí thời gian và ít quan trọng. Điều này có thể giúp bạn tập trung làm những việc mang lại kết quả tích cực, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
Trì hoãn do người trốn tránh / tự lừa dối
Những người lo lắng sợ hãi khi phải nhận những nhiệm vụ mà họ nghĩ rằng họ không thể quản lý. Họ thà bỏ dở công việc còn hơn bị người khác phán xét khi mắc sai lầm.
Lời khuyên cho người tránh
Tôi biết trả lời email có vẻ hấp dẫn, nhưng đừng coi việc trả lời email là điều đầu tiên trong danh sách việc cần làm của bạn. Thông thường, email không quan trọng, nhưng chúng đánh cắp thời gian và năng lượng tinh thần của bạn trước khi bạn nhận ra.
Thay vào đó, hãy tập trung vào điều tồi tệ nhất trước tiên để giải quyết kiểu trì hoãn này. Dành buổi sáng của bạn để làm việc mà bạn thấy khó khăn nhất. Điều này sẽ mang lại cho bạn cảm giác đã đạt được thành tích và nó giúp bạn tạo động lực cho một ngày làm việc hiệu quả phía trước.
Cố gắng chia nhỏ các nhiệm vụ của bạn thành các nhiệm vụ phụ nhỏ hơn. Hiểu rõ lượng thời gian và năng lượng thực sự cần thiết cho một nhiệm vụ nhất định và thực hiện các tính toán thực tế.
Ví dụ:
Một báo cáo dài 2000 từ dường như tốn rất nhiều thời gian và công sức, và thật đáng sợ nếu chỉ bắt tay vào thực hiện. Nhưng liệu có cách nào để chia nhỏ điều này thành những phần nhỏ hơn để nó có vẻ ít đáng sợ hơn không? Bạn có thể thử điều này:
- Giới thiệu: khoảng 100 từ (15 phút)
- Mục lục (5 phút)
-
Báo cáo về tình trạng tài chính: một biểu đồ với 100 từ hỗ trợ văn bản (20 phút)
-
Nghiên cứu điển hình: 3 trường hợp dựa trên mô hình kinh doanh mới với khoảng 400 từ mỗi trường hợp (mỗi trường hợp khoảng 40 phút)
-
Kết luận: khoảng 800 từ (30 phút). Bây giờ nó trông dễ dàng hơn rất nhiều phải không?
Trì hoãn do người thích tạo ra áp lực
Người tự tạo áp lực cho bản thân, cố tình đẩy lùi công việc cho đến phút cuối cùng. Họ thấy thời hạn chót (khủng hoảng) rất thú vị và tin rằng họ đạt hiệu quả tốt nhất khi làm việc dưới áp lực, điều khiến họ quản lý thời gian kém.
Lời khuyên dành cho người tạo ra khủng hoảng
Việc buộc phải gấp rút hoàn thành công việc, bạn sẽ hoàn thành tốt hơn chỉ là ảo tưởng. Vì khi không gấp rút hoàn thành công việc nó thực sự khiến bạn không còn thời gian để xem xét công việc và làm cho nó tốt hơn .
Nó đòi hỏi phải tập trung vào làm việc trong các đợt ngắn, tập trung cao độ, và sau đó cho bản thân một khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn để phục hồi và bắt đầu lại.
Ví dụ:
Sử dụng bộ đếm thời gian và chia công việc phức tạp của bạn thành các phần nhỏ, có thể quản lý được. Giữa các buổi làm việc, hãy cho bản thân nghỉ ngơi để hồi phục.
Mặc dù việc cho não của bạn được nghỉ ngơi thường xuyên có thể giúp tăng hiệu suất làm việc của bạn bằng cách sạc lại năng lượng cho não, nhưng việc hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn cho phép bạn có nhiều thời gian để xem xét và hoàn chỉnh lại công việc của mình để làm cho nó tốt hơn.
Trì hoãn do những người kén chọn
Loại người trì hoãn này là những người kén chọn. Họ gặp khó khăn trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ vì họ có quá nhiều nhiệm vụ hoặc từ chối làm việc mà họ cho là không xứng đáng với nỗ lực của họ. Họ không biết cách chọn nhiệm vụ phù hợp nhất với mình và chỉ đơn giản là trì hoãn việc đưa ra bất kỳ quyết định nào.
Lời khuyên dành cho người hay trì hoãn vì bận rộn
Bạn phải xác định rõ các ưu tiên của mình khi gặp phải kiểu trì hoãn này. Những nhiệm vụ quan trọng nên được ưu tiên hơn những nhiệm vụ khẩn cấp vì “khẩn cấp” không phải lúc nào cũng có nghĩa là quan trọng. Bạn chỉ có quá nhiều thời gian và năng lượng, và bạn không muốn lãng phí điều đó vào những việc không quan trọng.
Xác định mục đích của nhiệm vụ của bạn và kết quả mong đợi. Các nhiệm vụ quan trọng là những nhiệm vụ gia tăng giá trị về lâu dài.
Trả lời một email có nội dung “vui lòng liên hệ lại với tôi càng sớm càng tốt” có vẻ là việc khẩn cấp, nhưng trước khi bạn trả lời email đó, hãy nghĩ xem nó quan trọng như thế nào so với các nhiệm vụ khác.
Ví dụ:
Hãy tưởng tượng email được gửi bởi một khách hàng hỏi về tiến độ của một dự án và cô ấy muốn bạn trả lời cô ấy càng sớm càng tốt. Đồng thời bạn có một nhiệm vụ khác là khắc phục sự cố hậu cần đang ảnh hưởng đến tất cả các dự án đang thực hiện. Bạn nên xử lý cái nào trước?
Chi phí thời gian để trả lời email là thấp, nhưng lợi ích cũng rất thấp vì bạn chỉ đáp ứng yêu cầu của một khách hàng. Việc khắc phục sự cố hậu cần có thể mất nhiều thời gian hơn, nhưng nó cũng đáng giá hơn rất nhiều vì bằng cách khắc phục sự cố, bạn đang cứu tất cả các dự án đang thực hiện, mang lại lợi ích cho cả công ty.
Kết luận
Bạn có thể nhận thấy hầu hết các đặc điểm của người trì hoãn liên quan đến tư duy của họ. Mọi người cứ trì hoãn công việc vì sợ hãi. Đây chính là lý do tại sao điều chỉnh thái độ đối với công việc có thể giúp chúng ta ngừng trì hoãn.
Thay đổi suy nghĩ của bạn có vẻ như rất nhiều việc, nhưng bằng cách làm những việc nhỏ nhất hàng ngày, bạn sẽ quen với cách xử lý công việc – từ đặt mục tiêu, chia nhỏ nhiệm vụ đến đánh giá giá trị của từng nhiệm vụ.
Hãy theo dõi các trang MXH của Đại Dương để nhận thêm các thông tin hữu ích nhé!
- Fanpage: Inox Đại Dương
- Youtube: Inox Đại Dương
Ban biên tập: Đại Dương